إقفال اليوم في العيادة: الخزينة والشبكة والتحويلات دون فروقات

ما يُفوتر وما يُحصّل رقمان مختلفان

الفواتير الصادرة اليوم 24,300 ر.س. والمحصّل 19,800. والفرق 4,500 ليس خطأ، بل 3 مرضى دفعوا جزءًا والباقي عليهم، وفاتورة تأمين تنتظر شركتها.

الإقفال يبدأ بهذا: ما فُوتر، وما حُصّل منه، وما بقي مستحقًا باسم كل مريض. والمستحقات تنتقل تلقائيًا إلى قائمة المتابعة، لا إلى ورقة لاصقة.

المحصّل بطريقة الدفع

19,800 المحصلة ليست رقمًا واحدًا، بل 4: كاش 6,200، وشبكة 9,100، وتحويل بنكي 3,000، ورابط دفع إلكتروني 1,500. ولكل منها مكان يجب أن يُطابق.

الكاش يُطابق ما في الدرج. والشبكة تُطابق تقرير إقفال جهاز الشبكة. والتحويلات تُطابق كشف البنك غدًا. والروابط تُطابق لوحة بوابة الدفع.

والفرق في أي منها له اسم: أي فاتورة سُجلت كاشًا ودُفعت شبكة، أو العكس. والنظام الذي يسجل طريقة الدفع على كل فاتورة يعطيك هذا الاسم في ثانية.

المصروفات النثرية من الخزينة نفسها

المياه والقرطاسية وأجرة التوصيل والمستهلكات العاجلة تُدفع من الدرج. وإن لم تُسجل في اللحظة نفسها يصبح الدرج ناقصًا في المساء ولا أحد يعرف لماذا.

كل مصروف من الخزينة سطر: المبلغ والنوع ومن صرفه وإيصال مصور إن وُجد. وحين تُقفل الوردية يكون المتوقع في الدرج = الافتتاحي + الكاش المحصّل − المصروفات. رقم واحد يُقارن بالعدّ.

الورديات والمسؤولية

إن كان في الاستقبال ورديتان فلكل وردية إقفالها. من فتحت الوردية تُسجل الافتتاحي، ومن أقفلتها تُسجل العدّ، والفرق يُنسب إلى وردية بعينها لا إلى «اليوم».

وهذا ليس شكًا في الموظفين، بل حماية لهم. فالفرق الذي لا يُنسب إلى وردية يُنسب إلى الجميع.

الإقفال في 15 دقيقة

عدّ الكاش وإدخال الرقم. طباعة إقفال جهاز الشبكة ومقارنته برقم الشبكة في النظام. مراجعة المصروفات المسجلة. تأكيد الفروقات إن وُجدت بسبب مكتوب. وتحويل الكاش إلى إيداع أو خزينة رئيسية بحركة مسجلة.

وما يجعلها 15 دقيقة أن الأرقام جاهزة من الفواتير المسجلة طوال اليوم. والإقفال الذي يحتاج تجميع الفواتير من الدفتر يحتاج ساعة ويُؤجل.

صباح اليوم التالي: ما يراه المالك

3 أسطر لكل فرع: المحصّل بطريقة الدفع، والفرق في الخزينة باسم الوردية، والمستحقات الجديدة. يُقرأ على الجوال في دقيقتين قبل أن يُفتح الفرع.

والفرق المتكرر في وردية بعينها، أو المصروفات النثرية التي تنمو كل أسبوع، يظهران هنا قبل أن يصبحا مشكلة.

الإيداع وكشف البنك

الكاش الذي يُجمع أيامًا في الدرج يُفقد. والإيداع اليومي أو كل يومين حركة مسجلة بمبلغها وتاريخها ومن أودعها، تُطابق كشف البنك لاحقًا.

والتحويلات البنكية التي سجلها الاستقبال اليوم تُؤكد غدًا من الكشف. ما لم يصل خلال يومين يعود إلى قائمة المتابعة باسم المريض.