مخزون العيادة: المستهلكات والصلاحية وإعادة الطلب دون جرد شهري

3 طرق تخسر بها العيادة من المخزون

الأولى الاستهلاك غير المسجل. الجلسة تُنفذ والمستهلكات تخرج من الرف ولا يعرف أحد كم بقي حتى ينفد.

الثانية الصلاحية. الفيلر والبوتوكس واللقاحات والمحاليل لها تاريخ، والعبوة التي تنتهي في الدرج تكلف سعرها كاملًا.

الثالثة الطلب المستعجل. ما ينفد فجأة يُشترى من أقرب مورد بأي سعر، وتُلغى مواعيد في انتظاره.

والثلاثة لها حل واحد: أن يعرف النظام ما خرج ومتى، لا أن يعدّه أحد في نهاية الشهر.

الخصم مع الخدمة لا من الدفتر

لكل خدمة في قائمة الأسعار وصفة استهلاك: جلسة ليزر = قفازان ونظارة واقية وجل. حقنة فيلر = عبوة واحدة وإبرة ومحلول. حين تُسجل الجلسة تُخصم المستهلكات وحدها.

هذا يعطيك شيئين في وقت واحد: رصيدًا صحيحًا دون جرد، وتكلفة مستهلكات حقيقية لكل جلسة ولكل خدمة ولكل طبيب.

والفرق بين ما خُصم وما وُجد عند الجرد الدوري هو الهدر، وهو رقم يستحق أن يُقرأ باسم الغرفة والطبيب.

الصلاحية بالتشغيلة

العبوات لا تُسجل كعدد فقط، بل بالتشغيلة وتاريخ الصلاحية. فيصبح السؤال «كم عبوة فيلر لدينا» سؤالًا ثانيًا، والأول «كم عبوة تنتهي خلال 60 يومًا».

والتنبيه قبل الانتهاء بمدة تكفي لاستخدام العبوة أو إرجاعها للمورد. والصرف من الأقرب انتهاءً أولًا، وهو ما لا يحدث حين يأخذ الموظف العبوة الأقرب إلى اليد.

وفي الأدوية واللقاحات تسجيل التشغيلة ليس خيارًا تشغيليًا بل متطلب تتبع: حين يُسحب صنف من السوق تحتاج أن تعرف أي مريض أخذ من أي تشغيلة.

حد إعادة الطلب: رقمان لكل صنف

الحد الأدنى، وهو ما يكفي حتى تصل الطلبية التالية. وكمية الطلب، وهي ما يجعل الطلبية اقتصادية دون أن تملأ المخزن بما سينتهي.

يُحسب الأول من معدل الاستهلاك الأسبوعي ومدة توريد المورد. وحين ينزل الرصيد تحته يظهر الصنف في قائمة طلب جاهزة، باسم المورد وآخر سعر. ما يبقى على المسؤول هو الضغط على إرسال.

المستهلكات في التسعير

تكلفة المستهلكات لكل جلسة هي أول مكون في تسعير الباقة، وأكثرها إهمالًا. وحين تُخصم المستهلكات مع الخدمة يصبح الرقم متاحًا دون حساب: هذه الجلسة كلفت 38 ر.س مستهلكات، وهذه الباقة 230 ر.س.

وحين يرفع المورد سعره يظهر الأثر في هامش الخدمة في الأسبوع نفسه، لا في نهاية السنة.

المخزن الرئيسي والفروع

المجمع بثلاثة فروع له 4 مخازن: واحد رئيسي وواحد في كل فرع. والتحويل بينها حركة مسجلة بمن أرسل ومن استلم، لا كيسًا في سيارة.

ولكل فرع حدود إعادة طلبه الخاصة، لأن استهلاك فرع التجميل غير استهلاك فرع العلاج الطبيعي. والتقرير يعرض الهدر والتكلفة لكل فرع، وهو ما يفسر لماذا هامش الفرعين مختلف على الخدمة نفسها.

الجرد الدوري: تأكيد لا اكتشاف

الجرد لا يختفي، لكنه يتغير. بدل عد كل شيء لتعرف ما لديك، تعد عينة لتتأكد أن النظام صحيح. والفرق إن وُجد يفسَّر: استهلاك لم يُسجل، أو خدمة سُجلت بوصفة خاطئة، أو شيء خرج من الباب.

ربع ساعة أسبوعيًا على الأصناف الغالية تغني عن يوم شهري على كل الأصناف.