برنامج إدارة العيادات في مصر: ما الذي يختلف فعلًا

السوق المصري له 5 خصائص لا يراها البرنامج المستورد

الأولى أن أغلب الدفع كاش أو على دفعات، لا تأمين. فالبرنامج الذي يفترض أن كل زيارة تنتهي بمطالبة تأمين سيترك نصف عمل الاستقبال خارج النظام.

الثانية أن العيادة الناجحة تفتح فرعًا ثانيًا سريعًا، في المعادي ثم في مدينة نصر ثم في الإسكندرية. والبرنامج الذي يرى فرعًا واحدًا يحتاج 3 نسخ و3 تقارير.

الثالثة أن الأطباء يعملون بالنسبة لا بالراتب في أغلب العيادات الخاصة. وحساب النسبة يدويًا في آخر الشهر هو أكثر مصدر للخلاف.

الرابعة أن واتساب هو القناة. التأكيد والتذكير والنتائج والرصيد كلها تمر منه، لا من الإيميل.

الخامسة أن الدولة تتجه إلى الإيصال الإلكتروني في القطاع الطبي. والعيادة التي تصدر إيصالها من دفتر اليوم ستحتاج أن تصدره من النظام قريبًا.

الكاش والتقسيط قبل التأمين

العيادة المصرية تبيع باقة ليزر على 3 دفعات، وتقبل عربونًا على عملية، وتحصّل باقي الرصيد في الجلسة التالية. البرنامج يجب أن يحتفظ برصيد المريض لا بفاتورة الزيارة فقط.

اسأل في العرض التجريبي: أين أرى ما دفعه المريض وما بقي عليه؟ وهل تُخصم الجلسة من باقة مدفوعة مسبقًا تلقائيًا؟ وهل يظهر الإيراد في شهر تنفيذ الجلسة أم في شهر الدفع؟

والإجابة الصحيحة على الأخير هي شهر التنفيذ. غير ذلك يجعل ربح شهر الحملة الإعلانية وهميًا، ويجعل نسبة الطبيب المحسوبة منه خاطئة.

نسبة الطبيب تُحسب من العمل المسجل لا من ورقة

في العيادة الصغيرة يحسب المالك النسب على إكسل في آخر الشهر. ومع 6 أطباء وفرعين يصبح ذلك أسبوع عمل وخلافًا شهريًا.

البرنامج الصحيح يسجل لكل خدمة من نفذها وبأي سعر وبأي خصم. ثم تُحسب النسبة من ذلك مباشرة، بعد خصم رسوم المعمل والمرتجعات إن كان ذلك هو الاتفاق.

وما يهم أكثر من الحساب هو أن الطبيب يستطيع رؤية كشفه بنفسه. فالخلاف يختفي حين يرى الطرفان الرقم نفسه ومصدره.

الفرع الثاني هو الاختبار الحقيقي

السؤال ليس هل يدعم البرنامج الفروع، بل ماذا يُشارك وماذا يُفصل. ملف المريض يجب أن يكون واحدًا عبر الفروع، فالمريض الذي بدأ في المعادي قد يكمل في التجمع.

أما الخزينة والمخزون فلكل فرع حسابه. والتقرير الذي يقرؤه المالك يجب أن يعرض الفرعين معًا وكل فرع وحده بالضغطة نفسها.

وصلاحيات الموظفين تتبع الفرع. فموظف استقبال المعادي لا يرى خزينة التجمع، والمدير الإقليمي يرى الاثنين.

الإيصال الإلكتروني: جهّز نفسك قبل أن يصبح إلزامًا

مصلحة الضرائب المصرية تعمم منظومة الإيصال الإلكتروني على مراحل، والخدمات الطبية الخاصة ضمن المستهدفين. التفاصيل تتغير، لكن المبدأ ثابت: إيصال كل خدمة يصدر إلكترونيًا من نظامك ويُرسل إلى المصلحة.

ما يعنيه ذلك للعيادة: قائمة أسعار مرقمة ومسماة بشكل ثابت، وبيانات المنشأة الضريبية في النظام، وإيصال يصدر عند التحصيل لا في آخر اليوم من الذاكرة.

اسأل مورد البرنامج سؤالًا واحدًا: هل الإيصال يصدر من داخل النظام أم أدخله مرة أخرى في بوابة المصلحة؟ الإدخال المزدوج هو ما تريد تجنبه.

واتساب من داخل الملف لا من جوال الموظفة

الجوال الشخصي عند الاستقبال يعمل حتى يوم تغادر صاحبته ومعها المحادثات. الحل أن ترتبط المحادثة بملف المريض، على رقم تملكه العيادة.

والتأكيد والتذكير قبل الموعد بيوم وقبله بساعات، والنتائج جاهزة، والرصيد المستحق ورابط سداده. هذه 5 رسائل تذهب تلقائيًا، ولا تحتاج أحدًا ليتذكرها.

العربية أولًا والإنجليزية للطبيب الذي يفضلها

الاستقبال يعمل بالعربية، وبعض الأطباء يكتبون الملاحظات بالإنجليزية. البرنامج يجب أن يسمح بالاثنين في العيادة نفسها، لكل مستخدم لغته.

وانتبه إلى الترجمة الآلية. قائمة بها «الممارسة» و«المُحيل» و«المؤمِّن» تعني أن البرنامج لم يُكتب لهذا السوق.

كيف تجري العرض التجريبي

لا تطلب عرض كل المزايا. أحضر 3 حالات من عيادتك: باقة تُدفع على دفعات، ومريض يتنقل بين فرعين، وكشف نسبة طبيب لشهر ماضٍ.

واطلب أن تُسجل الثلاث أمامك، ثم اطلب تقرير الشهر. إن احتاج الأمر إلى إكسل في أي خطوة فقد عرفت الجواب.