الفاتورة الإلكترونية (زاتكا) للعيادات: المرحلة الثانية عمليًا
المرحلة الأولى كانت سهلة: فاتورة من نظام بدل الورق. المرحلة الثانية تربط نظامك بزاتكا مباشرة، وتُرفض فيها الفاتورة التي كانت تمر من قبل. هذا ما يعنيه ذلك لعيادة أو مجمع طبي، دون لغة المحاسبين.
المرحلتان في 4 أسطر
المرحلة الأولى، الإصدار: الفواتير تصدر من نظام إلكتروني، لا يدويًا، وعليها كود QR. أغلب العيادات تجاوزتها.
المرحلة الثانية، الربط: نظامك يتصل بمنصة زاتكا، وكل فاتورة تُرسل بصيغة إلكترونية موحدة وتحمل ختمًا تشفيريًا وتسلسلًا لا ينقطع.
زاتكا تُلزم المنشآت بالربط على موجات حسب الإيراد السنوي، وتُبلغ كل منشأة قبل موعدها بأشهر. والعيادة المتوسطة والمجمع الطبي ضمن الموجات الجارية.
الفرق العملي: في المرحلة الأولى كان خطأ الفاتورة مشكلتك وحدك. في الثانية يصبح رفضًا مسجلًا عند زاتكا.
نوعا الفاتورة في العيادة
الفاتورة الضريبية المبسطة تصدر للمريض الفرد الذي يدفع بنفسه. وهي أغلب فواتير العيادة. تُسلَّم للمريض فورًا، وتُرسل إلى زاتكا للإبلاغ خلال 24 ساعة.
الفاتورة الضريبية تصدر لمنشأة: شركة تأمين، أو شركة تتعاقد لفحص موظفيها، أو جهة حكومية. وهذه تحتاج اعتماد زاتكا قبل أن تُسلَّم. ترسلها، تعود معتمدة، ثم تُصدرها.
الخلط بينهما هو أول مصدر للرفض. فاتورة لشركة تأمين صدرت كفاتورة مبسطة تُرفض، أو تمر الآن وتُكتشف عند الفحص.
ما يجب أن يكون في نظام العيادة قبل الربط
بيانات المنشأة كاملة وصحيحة: الاسم كما في السجل، والرقم الضريبي، والعنوان الوطني. خطأ في حرف يعني رفض كل فاتورة.
قائمة أسعار مرقمة. كل خدمة لها كود واسم ثابت وسعر وضريبة. والخدمة التي تُكتب يدويًا في كل مرة لا تنتج فاتورة متسقة.
لكل فرع تسلسله وجهازه المسجل. المجمع بثلاثة فروع يسجل ثلاث وحدات حل، ولا يخلط تسلسل فرع بآخر.
وأخيرًا: الفاتورة لا تُعدَّل بعد إصدارها. التصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين يشير إلى الفاتورة الأصلية. والنظام الذي يسمح بالتعديل المباشر سيوقعك.
الضريبة على الخدمات الطبية الخاصة
الخدمات الصحية الخاصة خاضعة لضريبة القيمة المضافة 15%. والاستثناء المعروف هو برنامج تحمل الدولة للضريبة على الخدمات الصحية الخاصة للمواطنين السعوديين، وله شروطه وطريقة عرضه على الفاتورة.
المهم للعيادة أن النظام يحسب الضريبة لكل سطر، ويعرض المبلغ قبل الضريبة والضريبة والإجمالي، ويتعامل مع الحالة المدعومة دون أن يدخلها الاستقبال يدويًا.
أخطاء الرفض التي تتكرر
الرقم الضريبي للمشتري ناقص أو خاطئ في الفاتورة الضريبية. فاتورة شركة التأمين تحتاج رقمها الضريبي الصحيح، لا اسمها فقط.
تسلسل منقطع. فاتورة حُذفت من النظام بدل إلغائها بإشعار، فظهرت فجوة في العداد.
وقت الإصدار بعد وقت الإرسال، أو فاتورة مبسطة أُبلغ عنها بعد 24 ساعة لأن النظام كان دون اتصال ولم يُعد الإرسال تلقائيًا.
مجاميع لا تتطابق. خصم طُبق على الإجمالي بينما الضريبة حُسبت قبل الخصم. الخصم يجب أن يكون على مستوى السطر.
الفاتورة والمطالبة التأمينية شيئان مرتبطان
في العيادة السعودية تخرج من الزيارة الواحدة ورقتان: مطالبة إلى نفيس، وفاتورة إلى زاتكا. والخدمة والسعر فيهما يجب أن يتطابقا، ونصيب المريض من التحمل يظهر على فاتورته المبسطة، ونصيب شركة التأمين على فاتورة ضريبية باسمها.
النظام الذي يصدر الاثنين من السجل نفسه لا يترك فرصة للاختلاف. والنظام الذي يحتاج إدخال الزيارة مرتين سيختلفان في نهاية الشهر.
قائمة تحقق قبل موعد الربط
بيانات المنشأة والرقم الضريبي والعنوان الوطني مراجعة من المحاسب.
قائمة الخدمات مرقمة، ولكل خدمة ضريبة محددة.
وحدة حل مسجلة لكل فرع، وتسلسل مستقل.
الإلغاء بإشعار دائن فقط. لا حذف.
اختبار الربط على بيئة زاتكا التجريبية قبل البيئة الفعلية.
تدريب الاستقبال على الفرق بين المريض الفرد والمنشأة عند الإصدار.
الأسئلة الشائعة
هل العيادة الصغيرة ملزمة بالمرحلة الثانية؟
الإلزام بالموجات حسب الإيراد السنوي، وزاتكا تُبلغ المنشأة قبل موعدها. والأفضل الاستعداد قبل الإبلاغ، لأن تنظيف قائمة الأسعار يأخذ وقتًا.
ما الفرق بين الإبلاغ والاعتماد؟
الفاتورة المبسطة للمريض الفرد تُسلَّم فورًا ويُبلغ عنها خلال 24 ساعة. والفاتورة الضريبية للمنشآت تُعتمد من زاتكا قبل أن تُسلَّم.
هل أحتاج برنامج محاسبة منفصلًا؟
تحتاج أن تصدر الفاتورة من النظام الذي سُجلت فيه الخدمة. فإن كان نظام العيادة مربوطًا بزاتكا فهو يكفي للفوترة، والمحاسبة تأخذ منه.
ماذا لو انقطع الإنترنت وقت الإصدار؟
الفاتورة المبسطة تصدر وتُسلَّم، ويُعاد إرسالها للإبلاغ عند عودة الاتصال ضمن 24 ساعة. والنظام يجب أن يفعل ذلك وحده دون تدخل.
كيف أصحح فاتورة خاطئة؟
بإشعار دائن يُلغي الفاتورة أو جزءًا منها، ثم فاتورة جديدة إن لزم. الفاتورة المصدرة لا تُعدَّل ولا تُحذف.
هل كود QR على الفاتورة المبسطة كافٍ؟
في المرحلة الثانية الكود يحمل بيانات أكثر ويُولَّد من النظام مع الختم التشفيري. الكود المطبوع من المرحلة الأولى لا يكفي.
شاهده على عيادتك أنت
30 دقيقة على طريقة عمل عيادتك فعليًا. نتصل بك خلال 24 ساعة.