تغيير برنامج العيادة: كيف تنقل البيانات وتشغّل النظام الجديد دون توقف

القرار الأول: ماذا تنقل وماذا تترك

ليس كل شيء يستحق النقل. ما يُنقل: ملفات المرضى الأساسية (الاسم والجوال والتاريخ والتحسس والتشخيصات المزمنة)، والباقات المفتوحة بأرصدتها، والمواعيد القادمة، وأرصدة المرضى المدينة والدائنة، وقائمة الأسعار.

ما يُترك في النظام القديم بنسخة للقراءة فقط: الفواتير القديمة بتفاصيلها، وملاحظات الزيارات قبل سنتين، والتقارير التاريخية. تحتفظ بها للرجوع، ولا تلوث بها النظام الجديد.

والقاعدة: كل ما ستحتاجه في الشهر القادم يُنقل، وما ستحتاجه مرة في السنة يبقى قابلًا للقراءة.

الأسبوع الأول: تنظيف قبل النقل

النظام القديم فيه المريض نفسه 3 مرات بثلاث تهجئات، وأرقام جوال ناقصة، وخدمات بأسماء مكررة. نقل ذلك كما هو ينقل الفوضى بثمن أعلى.

صدّر ملفات المرضى إلى إكسل، وادمج المكررين على رقم الجوال، وأكمل الناقص، واحذف الاختبارات. ساعتان يوميًا لأسبوع من موظف يعرف المرضى. وهذا أهم أسبوع في الخطة كلها.

الأسبوع الثاني: قائمة الأسعار من جديد

قائمة الأسعار في النظام القديم تراكمت على 4 سنوات: «جلسة ليزر» و«ليزر جلسة» و«ليزر وجه قديم». الآن فرصتك لكتابتها مرة صحيحة: كود واسم ثابت وسعر ومدة ومستهلكات وضريبة لكل خدمة.

والباقات تُعرّف كباقات لا كخدمات بسعر مخفض، فالنظام الجديد يحتاج أن يعرف أن هذه 6 جلسات ليخصمها ويسجل إيرادها صح.

الأسبوع الثالث: الاستيراد والمراجعة

تُستورد الملفات المنظفة وقائمة الأسعار والباقات المفتوحة والأرصدة. ثم تُراجع بعينة: 30 مريضًا عشوائيًا، يُفتح كل منهم في النظامين ويُقارن.

الباقات المفتوحة تُراجع كلها، لأن خطأ في رصيد جلسات يظهر أمام المريض. والأرصدة المالية يوقّع عليها المحاسب كما يوقّع على جرد.

الأسبوعان الرابع والخامس: تشغيل متوازٍ محدود

لا تحوّل العيادة كلها يوم الأحد. ابدأ بطبيب واحد أو فرع واحد على النظام الجديد لأسبوعين، والباقي على القديم. المواعيد الجديدة لهذا الطبيب تُحجز في الجديد، وجلساته تُسجل فيه، وفواتيره تصدر منه.

ما يظهر في هذين الأسبوعين، خدمة ناقصة، صلاحية خاطئة، قالب رسالة، يُصلح قبل أن يراه 10 أطباء. والاستقبال يتعلم على 15% من الحجم لا على 100%.

التدريب: بالحالات لا بالشاشات

لا أحد يتعلم من عرض لكل القوائم. يتعلم من 5 حالات تتكرر كل يوم: حجز مريض جديد، وتسجيل جلسة من باقة، وتحصيل رصيد، وإعادة جدولة، وإصدار فاتورة تأمين.

كل موظف ينفذ الخمس بنفسه على بيانات تجريبية قبل التحويل. والدليل المكتوب يبقى مرجعًا، لا بديلًا.

الأسبوع السادس: يوم التحويل

اختر يومًا خفيفًا. انقل الفرق النهائي: المواعيد والأرصدة التي تغيرت منذ الاستيراد الأول. أغلق الإدخال في النظام القديم وأبقه للقراءة. وأبلغ المرضى شيئًا واحدًا فقط: رقم واتساب العيادة إن تغير.

وفي الأسبوع الأول بعده يجلس أحد من فريق التشغيل في الاستقبال ساعتين صباحًا. الأسئلة التي تُحل في دقيقة في اليوم الأول تصبح عادات خاطئة إن انتظرت أسبوعًا.

ما تطلبه من المورد الجديد قبل التوقيع

تنسيق الاستيراد ومن ينفذه، وتجربة استيراد على عينة قبل التعاقد، وتصدير كامل لبياناتك متى شئت وبصيغة مفتوحة، ومن يملك البيانات في العقد.

الجواب على الأخير يجب أن يكون العيادة، دون قيد. فالنظام الذي يصعّب الخروج منه يعرف لماذا.