عملاء الشركات والتعاقدات: قوائم الأسعار وحدود الائتمان والكشوف الشهرية

عميل التعاقد عميل آجل

الشركات والمدارس والأندية والسفارات والجمعيات التي ترسل أفرادها إلى العيادة وتدفع لاحقًا ليست شركات تأمين. ليس عندها نظام مطالبات ولا أكواد موحدة ولا إجراء ثابت. عندها عقد، وشخص مسؤول في الموارد البشرية أو المالية، ودورة دفع خاصة بها.

من يوم التوقيع والعيادة تُقرض. كل زيارة لموظف قرض صغير يُسدد بعد 30 أو 60 أو 90 يومًا. وكل ما يأتي بعد ذلك مبني على هذه النظرة: من يحق له أن يقترض، وكم، وبأي إثبات، وماذا يحدث حين يتأخر السداد.

ما الذي يجب أن ينص عليه العقد

اتفاق قصير يجيب عن ثمانية أسئلة يمنع أغلب الخلافات اللاحقة:

• من المشمول: الموظفون فقط أم أسرهم أيضًا، وكيف يُعرّف كل منهم
• ما المشمول: الكشف فقط، أم التحاليل والإجراءات والأدوية
• السعر: قائمة أسعار مسماة أو خصم ثابت على قائمة النقدي، وماذا يحدث حين تتغير أسعارك
• ما الذي يحتاج موافقة: خطاب تحويل لكل زيارة، أم فوق مبلغ معين فقط
• ما الذي يدفعه المريض عند الاستقبال إن وُجد
• متى يُرسل الكشف ومتى يستحق
• حد الائتمان: أقصى مبلغ يجوز أن يكون على الشركة في وقت واحد
• من يعتمد الاعتراضات، وخلال كم يوم من الكشف

اطلب قائمة المشمولين عند التوقيع واسم شخص يحدّثها. الموظف الذي ترك الشركة قبل ثلاثة أشهر وما زال يُعالج على حسابها هو أكثر أسباب الخلاف تكرارًا.

التحقق عند الاستقبال

المال يُحفظ أو يضيع عند تسجيل الوصول. والاستقبال يحتاج روتينًا من دقيقة واحدة:

1. افتح ملف المريض وتأكد أنه مربوط بحساب الشركة.
2. طابق الهوية مع قائمة المشمولين، أو راجع خطاب التحويل إذا كان العقد يشترطه.
3. انظر ما الذي يغطيه هذا العقد وما الذي يدفعه المريض اليوم.
4. بعد الزيارة، يوقّع المريض إشعار الزيارة أو يؤكد على الشاشة.

التوقيع مهم. حين تسأل مالية الشركة عن زيارة بعد شهرين، الإشعار الموقع ينهي النقاش.

وإذا كان العقد يشترط خطاب تحويل وليس مع المريض خطاب، يحتاج الاستقبال تعليمات واضحة. والمعتاد أن يدفع المريض نقدًا ويسترد من جهة عمله، أو أن تتصل العيادة بمسؤول الموارد البشرية قبل العلاج. لا تعالج أولًا ثم تبحث عن الحل.

زيارة واحدة وفاتورتان

الزيارة الواحدة تنقسم كثيرًا. الشركة تدفع الكشف، والمريض يدفع إضافة تجميلية أو الجزء غير المشمول. ويجب أن يخرج النظام هذا التقسيم من قواعد العقد، حتى لا يحسبه الاستقبال يدويًا.

وفي السعودية الفاتورة الصادرة لشركة فاتورة ضريبية تحتاج الرقم الضريبي للمشتري وتمر بالاعتماد لدى زاتكا. خذ البيانات الضريبية للشركة عند فتح الحساب، لا حين يُرفض أول كشف.

الكشف الشهري

أرسل الكشف في التاريخ نفسه كل شهر. ثلاثة أيام عمل بعد نهاية الشهر هدف معقول. ويذكر الكشف لكل زيارة: التاريخ، واسم الموظف ورقمه، والطبيب، والخدمات، والسعر، ومرجع الإشعار الموقع أو خطاب التحويل. وأرفق المستندات التي يطلبها العقد.

الكشف الذي يصل متأخرًا أو ناقصًا يعطي حسابات الشركة سببًا لتأخير الدفعة كلها. والكشف النظيف في تاريخ ثابت يعوّد العميل على الدفع في تاريخ ثابت.

وحين يصل السداد، وزّعه على فواتير محددة. المبلغ المسجل دفعة واحدة على «الحساب» يجعل من المستحيل أن تعرف أي الزيارات لم تُدفع وأيها محل اعتراض.

حد الائتمان وأعمار الديون

كل حساب يحتاج ضابطين.

حد ائتمان. اجعله تقريبًا بقيمة شهرين من الاستخدام العادي. حين يبلغ الرصيد الحد يرى الاستقبال تنبيهًا، ويتصل المدير بالشركة قبل إضافة زيارات جديدة.

أعمار الديون. انظر كل أسبوع إلى ما على كل شركة موزعًا على فترات: جارٍ، ومن 30 إلى 60 يومًا، ومن 60 إلى 90، وأكثر من 90. وكلّف شخصًا واحدًا بالاتصال بكل حساب عليه شيء فوق 60 يومًا.

واكتب في العقد قاعدة إيقاف: إذا تأخر الحساب أكثر من عدد أيام محدد، تصبح الزيارات الجديدة نقدًا حتى يُسدد. وتطبيقها مرة واحدة يكفي في العادة.

احسب ما يتركه الخصم فعلًا

خصم 20% يُدفع بعد 90 يومًا يكلف أكثر من خصم 20% يُدفع عند الاستقبال. وثلاثة أشياء تنقص الهامش:

• الخصم نفسه
• تكلفة انتظار ثلاثة أشهر لمال صرفته فعلًا على الرواتب والمستلزمات
• المبالغ المعترض عليها التي لا تُحصّل أبدًا

قبل الموافقة على قائمة أسعار، خذ الخدمات العشر التي ستستخدمها الشركة أكثر واحسب ما تتركه كل خدمة بعد حصة الطبيب والمستهلكات بسعر العقد. فإذا كانت خدمة لا تترك شيئًا تقريبًا، استثنها من الخصم أو سعّرها منفردة. الحجم لا ينفع إذا كانت كل زيارة لا تكسب شيئًا.

ثم راجع كل عقد بعد ستة أشهر على ثلاثة أرقام: الإيراد، ومتوسط أيام السداد، ونسبة الفواتير المعترض عليها. بعض العقود تستحق شروطًا أفضل، وبعضها يجب أن يُعاد تسعيره أو يُنهى.

خدمات تشتريها الشركات

غير زيارات المرض، تشتري الشركات خدمات مجمّعة يسهل تقديمها جيدًا:

• فحص ما قبل التعيين، بسعر للفرد وقائمة تحاليل ثابتة
• باقات الفحص السنوي للموظفين
• أيام تطعيم في مقر الشركة
• فحوص الصحة المهنية حيث تشترطها الأنظمة

هذه الخدمات تُجدول على دفعات، ويدفعها عميل واحد، ويمكن توقعها. وفيها كلها تنبيه واحد. من حق جهة العمل النتيجة التي يحددها العقد، وهي غالبًا هل الشخص لائق للعمل. أما التفاصيل الطبية فملك المريض. خذ موافقة الموظف المكتوبة على ما سيُشارك بالضبط، ولا ترسل أكثر منه.

ابدأ هذا الأسبوع

1. اكتب كل جهة عليها مال للعيادة الآن، مع الرصيد وعمر أقدم فاتورة.
2. ابحث عن الاتفاق المكتوب لكل جهة. وحيث لا يوجد، اكتب النقاط الثماني وأرسلها للتوقيع.
3. حدد حد ائتمان لكل حساب واسم من يتصل حين يبلغه.
4. ثبّت تاريخ الكشف وأرسل كشوف هذا الشهر فيه.
5. خذ أكبر عقد عندك واحسب ما تتركه أكثر خمس خدمات استخدامًا بسعر العقد.

ميديكولايز برنامج لإدارة العيادات والمجمعات الطبية في مصر والسعودية. احجز عرضًا تجريبيًا لتراه على حالات عيادتك.