مؤشرات أداء العيادة: 12 رقمًا تستحق المتابعة كل أسبوع

لماذا أسبوعيًا لا شهريًا

التقرير الشهري يخبرك بما خسرته. والأسبوعي يخبرك بما يمكن إنقاذه. فالباقة التي توقفت قبل 10 أيام ما زال مريضها يرد على الهاتف، وبعد شهرين لا.

والشرط أن تأتي الأرقام من النظام لا من إكسل يُجمع يدويًا. فالرقم الذي يحتاج ساعتين لتجميعه لن يُجمع كل أسبوع.

المواعيد: 4 أرقام

نسبة الإشغال. المواعيد المحجوزة مقسومة على المتاحة، لكل طبيب ولكل غرفة. غرفة بإشغال 40% وطبيب بقائمة انتظار أسبوعين في العيادة نفسها مشكلة جدولة لا مشكلة طلب.

معدل الغياب. من لم يحضر مقسومًا على من حُجز له. تابعه لكل طبيب ولكل قناة حجز، فالغياب من حجز إنستجرام يختلف عن الغياب من مريض قديم.

وقت الانتظار. من وصول المريض إلى دخوله الغرفة. الرقم الذي يفسر التقييمات السيئة قبل أن تُكتب.

الموعد التالي المحجوز. نسبة المرضى الذين خرجوا بموعد قادم. في عيادة باقات يجب أن تكون قريبة من 100%.

الباقات: 3 أرقام

الباقات المتوقفة. باقة لها جلسات متبقية ولا موعد قادم محجوز. هذا أهم رقم في عيادات الجلدية والعلاج الطبيعي والتغذية، وأقلها متابعة.

نسبة إكمال الباقة. من أكمل مقسومًا على من بدأ، لكل نوع باقة ولكل طبيب. الباقة التي يتركها الناس عند الجلسة الرابعة دائمًا لها مشكلة في التصميم أو في السعر.

الإيراد المؤجل. ما دُفع مقدمًا ولم يُنفذ بعد. هذا مال عليك عمل مقابله، لا ربح.

المال: 3 أرقام

المستحقات على المرضى. أرصدة لم تُحصل، مرتبة بعمرها. الرصيد الذي تجاوز 60 يومًا نادرًا ما يعود بلا متابعة.

المطالبات المرفوضة. عدد وقيمة ما رفضته شركات التأمين هذا الأسبوع، مجمّعًا حسب السبب. السبب المتكرر عادة خطأ توثيق واحد يمكن إصلاحه.

التحصيل في اليوم نفسه. ما حُصّل عند الزيارة مقسومًا على ما فُوتر. كل ما لم يُحصّل اليوم يصبح متابعة غدًا.

الفريق: رقمان

الإيراد لكل ساعة طبيب. ما فُوتر من عمل الطبيب مقسومًا على ساعاته المجدولة، لا على ساعات حضوره. الطبيب بإيراد مرتفع وإشغال منخفض يستحق مواعيد أكثر.

نسب الأطباء مقابل الإيراد. ما يُستحق للأطباء كنسبة من الإيراد، لكل طبيب. حين يرتفع الرقم دون ارتفاع الإيراد فالخصومات تُمنح على حساب العيادة لا الطبيب.

كيف تقرأ اللوحة في 15 دقيقة

ابدأ بما يمكن إنقاذه هذا الأسبوع: الباقات المتوقفة، والمستحقات فوق 30 يومًا، والمطالبات المرفوضة. هذه ثلاث قوائم أسماء تذهب إلى الاستقبال والمحاسب صباح الأحد.

ثم ما يحتاج قرارًا: الإشغال لكل غرفة وطبيب، والغياب لكل قناة. هذه تغير الجدول الأسبوع القادم.

وأخيرًا الاتجاه: الإيراد لكل ساعة ونسبة الإكمال عبر 8 أسابيع. هذه لا تُقرأ أسبوعًا بأسبوع، بل كخط.

الرقم الذي لا يُقاس لا يتحسن، والذي يُقاس خطأ يسوء

الغياب الذي يُحسب من دفتر الاستقبال سيُحسب حسب مزاج اليوم. ونسبة الإكمال التي تحتاج أن يتذكر أحد أن هذه الزيارات كانت باقة لن تُحسب أبدًا.

لهذا السؤال الأول عن أي مؤشر هو: من أين يأتي الرقم؟ فإن كان من إدخال إضافي يُطلب من الموظفين فسيُهمل. وإن كان من العمل المسجل أصلًا، الحجز والجلسة والفاتورة، فسيبقى صحيحًا.