جداول الأطباء في المجمع الطبي: الجلسات والغرف والاستشاريون الزائرون

الجلسة هي ما تبيعه العيادة

المريض يحجز وقتًا مع طبيب. أما ما تجدوله العيادة فعلًا فهو الجلسة: طبيب واحد، في غرفة واحدة، لعدد من الساعات، يقدم خدمات محددة. الثلاثاء من 5 إلى 9 مساءً، د. هاني، غرفة 3، كشف ومتابعة عظام. وكل موعد يقع داخل جلسة.

التفكير بالجلسات يغيّر أسئلة صاحب العيادة. بدل «كم مريضًا رأينا؟» يصبح السؤال «كم جلسة شغّلنا، وكم كانت كل واحدة ممتلئة؟». العيادة التي عندها 60 جلسة في الأسبوع ولا ترى أيها نصف فارغ تتحمل تكاليف لا تراها.

ابنِ قالبًا أسبوعيًا، ثم أدِر الاستثناءات

أغلب الجدول يتكرر. اكتبه مرة واحدة كقالب أسبوعي: جلسات كل طبيب، وغرفة كل جلسة، والخدمات المقدمة، ومدة الموعد لكل خدمة. ثم تُحجز المواعيد داخل القالب، ولا يعيد أحد بناء الأسبوع يدويًا.

وما يتغير من أسبوع إلى آخر هو الاستثناءات: إجازة، مؤتمر، عطلة رسمية، طبيب تأخر في عمليات المستشفى. كل استثناء يُسجل على القالب بتاريخ بداية ونهاية. فيبقى القالب نظيفًا، ويُظهر السجل كم مرة عملت جلسات كل طبيب فعلًا.

وفي منطقتنا يُحتاج إلى قالبين في الغالب. ساعات العمل تتغير في رمضان، وكثير من العيادات تغيّر ساعاتها في الصيف أيضًا. جهّز القالب البديل مسبقًا وانتقل إليه في تاريخ محدد، حتى لا تُعدّل الساعات يومًا بيوم.

الغرف هي القيد لا الأطباء

أغلب المجمعات تجد أطباء أكثر مما عندها من غرف. الغرفة هي المورد النادر، ويجب أن تُجدول بالعناية نفسها التي يُجدول بها الأطباء.

• كل جلسة لها غرفة، والغرفة لا تحمل جلستين في الوقت نفسه
• الغرف التي فيها أجهزة ثابتة، مثل السونار أو جهاز المجهود أو كرسي الإجراءات، تُحجز أولًا للتخصصات التي تحتاجها
• إشغال الغرف يُقرأ بساعات اليوم، والساعات الفارغة هي ما تعرضه على طبيب جديد

ارسم الأسبوع كشبكة من الغرف مقابل الساعات. الشبكة تُظهر ما تخفيه قائمة الأطباء: أن كل الغرف ممتلئة من 6 إلى 9 مساءً، وأن نصف المبنى فارغ قبل الظهر. جلسات صباحية لتخصصات مرضاها من كبار السن أو ممن أوقاتهم مرنة، أو تنسيق الزيارات المنزلية، أو استشاري زائر يفضل الصباح، كلها تحوّل الساعات الفارغة إلى إيراد من دون غرفة جديدة.

الاستشاري الزائر يحتاج شروطًا مكتوبة

الاستشاريون الزائرون يجلبون مرضى وسمعة، وهم سبب أغلب عدم الاستقرار في الجدول. اتفق على هذه النقاط كتابة قبل أول جلسة:

• طريقة الدفع: نسبة من إيراده، أو مبلغ عن كل جلسة، أو إيجار غرفة ويحتفظ هو بالأتعاب
• الحد الأدنى من المرضى المحجوزين لتُعقد الجلسة، ومتى يُتخذ القرار، وغالبًا في اليوم السابق
• مدة الإشعار قبل الإلغاء، ومن يتصل بالمرضى
• هل يجوز أن يتابع مرضاه طبيب آخر
• من يملك العلاقة مع المريض وملفه إذا غادر الاستشاري

قاعدة الحد الأدنى تحمي الطرفين. لا يصح أن يحضر الاستشاري من أجل مريضين، ولا أن تحجز العيادة غرفة وممرضة لهما.

الإلغاء والإجازات: القاعدة والقائمة

الجلسة الملغاة مجموعة مرضى يحتاج كل منهم اتصالًا. وشيئان يجعلانها تحت السيطرة.

القاعدة. الإجازة المخططة تُطلب بإشعار محدد، أسبوعين مثلًا، وتُدخل في النظام يوم الموافقة عليها حتى لا يقع فيها حجز جديد. وما كان أقل من مدة الإشعار استثناء يوافق عليه المدير.

القائمة. حين تُلغى جلسة يحتاج الاستقبال كل المرضى المتأثرين على شاشة واحدة بأرقام هواتفهم، ورسالة تعرض وقتين بديلين. ويبدأ الاتصال بأقرب المواعيد. المريض الذي يعرف بالإلغاء عند الباب لن يحجز مرة أخرى.

عُدّ الجلسات الملغاة لكل طبيب كل ثلاثة أشهر. الطبيب الذي يلغي جلسة من كل خمس يكلف العيادة أكثر مما توحي به نسبة امتلاء جلساته.

التأخر أيضًا مشكلة جدول

إذا كانت الجلسة مقررة الساعة 5 والطبيب يصل 5:40 كل أسبوع، فالجلسة تبدأ فعلًا 5:40 وأول ثلاثة مرضى ينتظرون بلا سبب. قارن وقت البداية المقرر بالوقت الذي دخل فيه أول مريض فعلًا، لكل طبيب، على مدى شهر.

والحل قلّما يكون مواجهة. في الغالب يكون الوقت المقرر غير مناسب لالتزامات الطبيب في المستشفى، وتأخير الجلسة نصف ساعة ينهي المشكلة. وإذا كان التأخر غير منتظم، اجعل أول موعد في الجلسة متابعة قصيرة تتحمل التأخير.

مدة الموعد لكل طبيب ولكل خدمة

مدة موعد واحدة للعيادة كلها تضمن أن يتأخر بعض الأطباء ويجلس آخرون بلا عمل. الكشف الأول في الأعصاب وتغيير ضمادة لا يأخذان الوقت نفسه، وطبيبان في التخصص نفسه لا يعملان بالسرعة نفسها.

حدد المدة لكل خدمة واسمح بتعديلها لكل طبيب. وبعد شهرين قارن الوقت المحجوز بالوقت الفعلي وعدّل. وحدد أيضًا قاعدة كل طبيب في مرضى بلا موعد وفي الحجز الزائد: كم مريضًا إضافيًا في الجلسة، وفي أي المواعيد. القاعدة المحددة مسبقًا أفضل من تفاوض عند الاستقبال كل مساء.

نسبة الامتلاء تحدد أي الجلسات تبقى

نسبة امتلاء الجلسة هي المواعيد المحجوزة مقسومة على المواعيد المتاحة. اقرأها لكل جلسة على ثمانية أسابيع، فتظهر الاتجاهات:

• جلسات فوق 85% ولها قائمة انتظار تحتاج ساعات أكثر أو طبيبًا ثانيًا
• جلسات بين 50% و85% طبيعية وقد تحتاج تسويقًا أو وقتًا أنسب
• جلسات تحت 50% لشهرين تحتاج قرارًا: تغيير الوقت، أو دمج جلستين في واحدة، أو الإيقاف

ثم انظر إلى تكلفة الجلسة. الغرفة والممرضة ووقت الاستقبال والكهرباء تُصرف سواء جاء أربعة مرضى أو أربعة عشر. والجلسة ضعيفة الامتلاء مع طبيب يعمل بالنسبة قد تخسّر العيادة، لأن المصاريف الثابتة لا تصغر مع حصة الطبيب.

انشر ما هو حقيقي فقط

الحجز الإلكتروني وبوت واتساب وشاشة الاستقبال يجب أن تقرأ كلها من الجدول نفسه. فإذا أُلغيت جلسة أو نُقلت، اختفت من كل القنوات في اللحظة نفسها. والمصدر المعتاد للحجز المزدوج وغضب المرضى جدول موجود في مكان ومُعلن من مكان آخر، مثل صورة لجدول الأسبوع نُشرت على إنستجرام قبل ثلاثة أشهر.

ابدأ هذا الأسبوع

1. اكتب القالب الأسبوعي: كل جلسة بطبيبها وغرفتها وساعاتها وخدماتها.
2. ارسم شبكة الغرف مقابل الساعات وحدد الفترات الفارغة.
3. احسب نسبة الامتلاء لكل جلسة في آخر ثمانية أسابيع واكتب الجلسات التي تحت 50%.
4. قارن وقت البداية المقرر بوقت دخول أول مريض لكل طبيب.
5. اكتب شروط الاستشاريين الزائرين، ومنها الحد الأدنى لعقد الجلسة.

ميديكولايز برنامج لإدارة العيادات والمجمعات الطبية في مصر والسعودية. احجز عرضًا تجريبيًا لتراه على حالات عيادتك.