متابعة الأمراض المزمنة في العيادة: السجل وفترات المراجعة والمرضى الذين ينقطعون

الأمراض المزمنة هي الجزء الذي تستطيع العيادة أن تخطط له

المريض الحاد يأتي بلا موعد سابق. أما المريض المزمن فيحتاج عددًا معروفًا من المراجعات في السنة، وتحاليل معروفة على فترات معروفة، لسنوات طويلة. العيادة التي فيها 400 مريض سكري يجب أن يُشاهد كل منهم أربع مرات في السنة عندها 1,600 زيارة تستطيع أن تضعها في الجدول من اليوم.

وأغلب العيادات لا تفعل، لأن الخطة موجودة في آخر سطر من ملاحظة كل كشف: «مراجعة بعد 3 أشهر». وهذا السطر يعتمد على تذكّر المريض. وحين ينسى، تخسر العيادة الزيارة ويخسر المريض السيطرة على مرضه، ولا يلاحظ أي من الطرفين إلا بعد وقت طويل.

ابدأ بالسجل

السجل قائمة بكل مريض عنده مرض معين. يبدو الأمر بسيطًا، وأغلب العيادات لا تستطيع استخراجه. ابنِه من التشخيصات المسجلة فعلًا في ملفات المرضى، ثم اطلب من كل طبيب مراجعة قائمته.

ويُظهر السجل لكل مريض:

• المرض وتاريخ تسجيله
• الطبيب المعالج
• تاريخ آخر مراجعة وتاريخ المراجعة القادمة
• آخر قياس رئيسي، مثل السكر التراكمي أو ضغط الدم
• هل الفحوص الدورية لهذا المرض محدثة

وبوجود السجل تُجاب في دقيقة أسئلة كانت بلا جواب. كم مريض ضغط عندنا؟ كم منهم لم يُشاهد منذ ستة أشهر؟ من كان آخر قياس له خارج الحد؟

حدد فترة المراجعة لكل مريض

«كل ثلاثة أشهر» للجميع سهلة في الإدارة ولا تناسب أغلب المرضى. المريض المستقر على العلاج نفسه منذ سنتين يحتاج مراجعات أقل ممن تغيّر دواؤه الشهر الماضي.

الطبيب يحدد الفترة في كل زيارة حسب درجة التحكم في المرض، وتُسجل في حقل. فيحسب النظام موعد المراجعة القادمة ويخرج الاستدعاء منه. وإذا بقيت الفترة جملة في الملاحظات فلن يستطيع أحد أن يعدّ المتأخرين.

اجعل لكل مراجعة قائمة تحقق

الأطباء يختلفون فيما يفحصونه، والمساء المزدحم يقصّر كل قائمة. قالب لكل مرض يجعل المراجعات متسقة. وأطباء العيادة هم من يحددون محتواه. وقالب مراجعة السكري الشائع يشمل:

• الوزن وضغط الدم، مسجلين كأرقام
• السكر التراكمي، وبجانبه النتائج السابقة
• الأدوية الحالية وأي تغيير مع سببه
• فحص القدم
• فحص العين وتحاليل الكلى، كل منهما بتاريخ آخر مرة وتاريخ الاستحقاق القادم
• النصائح التي أُعطيت عن نمط الحياة

القيم المسجلة كأرقام تُعرض كخط عبر السنوات. والمريض الذي يرى سكره التراكمي ينخفض على ثلاث زيارات عنده سبب لحضور الرابعة.

اطلب التحاليل قبل الزيارة

أكثر زيارة ضائعة في متابعة الأمراض المزمنة هي التي يقول فيها الطبيب «نحتاج تحليل دم، ارجع الأسبوع القادم». المريض يأتي مرتين، والعيادة تستخدم موعدين، وكثير من المرضى لا يأتون في المرة الثانية أصلًا.

اعكس الترتيب. عند حجز المراجعة تُطلب التحاليل المستحقة لها في الوقت نفسه، ورسالة التذكير تخبر المريض أن يجريها قبل الموعد بأيام. فتكون النتائج في الملف حين يجلس المريض، ويدور الكشف حول القرار.

وهذا يحتاج أن يكون طلب التحليل مربوطًا بزيارة المراجعة، وله حالة يراها الاستقبال: مطلوب، تم، وصلت النتيجة.

قائمة المنقطعين أهم قائمة في العيادة

استخرج كل أسبوع قائمة واحدة: مرضى السجل الذين تأخرت مراجعتهم. ورتبها حسب مدة التأخر وحسب سوء التحكم في آخر زيارة.

ثم تعامل معها على مراحل:

1. تأخر أسبوع: رسالة واتساب تلقائية فيها رابط حجز.
2. تأخر ثلاثة أسابيع: رسالة ثانية تذكر اسم الطبيب.
3. تأخر ستة أسابيع: اتصال من الاستقبال أو الممرضة.
4. تأخر ثلاثة أشهر: يرى الطبيب المعالج الاسم ويقرر ما يُفعل.

وسجّل السبب حين تصل إلى المريض. انتقل إلى مدينة أخرى، غيّر العيادة، التكلفة، يشعر أنه بخير فأوقف الدواء. الأسباب تخبرك بما تصلحه. إذا تكررت التكلفة فباقة المتابعة تستحق التفكير. وإذا تكرر «أشعر أنني بخير» فالتوعية في الزيارات الأولى لا تصل.

صرف الدواء إشارة استدعاء

المريض الذي أخذ دواء يكفيه ثلاثة أشهر سينفد دواؤه في تاريخ تستطيع حسابه. رسالة قبل هذا التاريخ بأسبوع، تعرض مراجعة أو زيارة تجديد وصفة، تصل إلى المريض في اللحظة التي عنده فيها سبب للتحرك.

واجعل تجديد الوصفة نوع زيارة قصيرًا مستقلًا، له مدته وسعره. فهو يبقي المرضى المستقرين على اتصال بالعيادة من دون أن يشغلوا مواعيد الكشف الكاملة.

دع الممرضة تجهز الزيارة

في مراجعة المرض المزمن يذهب جزء كبير من الوقت في مهام لا تحتاج طبيبًا: الوزن، والضغط، ومراجعة التحاليل المستحقة، والسؤال عن كمية الدواء المتبقية. الممرضة أو المساعد الذي ينجز هذا في الدقائق العشر قبل الكشف ويدخله في الملف يعطي الطبيب وقتًا أكثر للقرار.

وبهذا أيضًا تؤخذ القياسات في كل زيارة، حتى في المساء الذي يتأخر فيه الطبيب.

باقات متابعة لمن يدفع نقدًا

للمرضى غير المؤمَّن عليهم، التكلفة سبب حقيقي لترك المراجعات. الباقة السنوية تجعل رعاية السنة قرارًا واحدًا وسعرًا واحدًا. والباقة المعتادة تشمل أربع مراجعات، والتحاليل الدورية للمرض، وفحصًا سنويًا واحدًا مثل تحويل لفحص العين.

العيادة تحصل على إيراد متوقع، وعلى مريض دفع مسبقًا ثمن الزيارة التي كان سيتركها. وتابع الباقات مثل أي كورس آخر: الزيارات المستخدمة، والمتبقية، وتذكير عند الاستحقاق.

ولمرضى التأمين، راجع أي الفحوص الدورية تحتاج موافقة مسبقة واطلبها عند حجز المراجعة، حتى لا تؤخر الموافقة الزيارة.

أربعة أرقام تُقرأ كل شهر

• عدد المرضى في كل سجل، وكيف يتغير
• نسبة من رُوجعوا خلال فترتهم المحددة
• نسبة من سُجل لهم القياس الرئيسي في آخر ستة أشهر
• عدد المتأخرين أكثر من ثلاثة أشهر

الرقم الثاني هو الذي تديره. هو يقيس هل النظام يعمل، أما الإيراد فيقيس فقط هل حضر المرضى.

ابدأ هذا الأسبوع

1. اختر مرضًا واحدًا، وغالبًا السكري، وابنِ سجله من التشخيصات المسجلة.
2. اكتب من لم يُشاهد منهم منذ ستة أشهر وابدأ الاتصال.
3. اتفق مع أطبائك على قالب مراجعة لهذا المرض.
4. من الآن، سجّل فترة المراجعة في حقل في كل زيارة مزمنة.
5. لمراجعات الشهر القادم المحجوزة، اطلب التحاليل المستحقة مسبقًا.

ميديكولايز برنامج لإدارة العيادات والمجمعات الطبية في مصر والسعودية. احجز عرضًا تجريبيًا لتراه على حالات عيادتك.